徳島県板野町にある就労継続支援B型事業所、 みらコラボ徳島板野さん。 開所から2年目の事業所で、 Zipeeを導入してくださった笹田さんに導入前の運用状況と、導入後の変化についてインタビューを行いました。
Zipeeを使う前の運用について教えてください。
Q. Zipeeを導入する前は、どのように運用していましたか？
笹田さん：基本は紙とGoogleスプレッドシートのハイブリッド運用でした。
タイムカードは紙で、利用者さんが通所するたびに手書きで記入してもらう形です。その情報をスプレッドシートに転記して、帳票を作って、さらに国保連の電子請求システムに手入力していました。色々な場所で同じ情報を何度も入力している感覚がありましたね。
正直なところを言うと事業所をオープンした頃は『こんなにも大量の情報と書類を残すのか…』とびっくりしていた記憶があります。今ではもう慣れてしまいましたけど（笑
Q. スプレッドシートでの管理で困っていたことはありましたか？
笹田さん：共有ファイルだったので、誰かが間違って上書きしてリロードして、あれさっきの入力どこ行った？みたいなことが起きていました。入力する場所が固定されていないので、見間違えで行や列を誤って入力してしまったり…細かいミスが積み重なっていく感じがありましたね。
あとGoogleドライブの管理も年々しんどくなっていったというのもありますね。
B型事業所の運営は記録を保存していく必要があります。
利用者さんごとにフォルダを作って、月ごとに書類を保存していくので、フォルダの階層が気が付けばどんどん深くなっていくんです。振り返りチェックの時に何度も同じ作業（クリックしてフォルダを開いて）を繰り返して、やっとたどり着いたら違うファイルだった…、みたいなことも多くて。このあたりも地味にしんどかったですね。
月初の請求業務について教えてください
Q. 月初の請求作業はどんな状態でしたか？
笹田さん：国保連のシステムって入力する項目が細かいんですよ。利用者さんごとにサービス提供実績記録票を見ながら入力して、請求明細書を入力して、何度も何度もチェックして、間違いないなと確信したら送信。利用者さんが増えるほどこの作業が増えていくので、月初になるとなんとなく気が重くなっていました。
Q. ミスへの不安もありましたか？
笹田さん：ミスしたら過誤返戻になるので、ダブルチェックどころか、トリプルチェックを必ずしていました。職員5人で手分けして、1人が紙を読み上げて、1人がスプレッドシートの出勤簿確認、1人がスプレッドシートの支援日誌確認、1人が国保連の請求打ち込み、1人が利用予定表との整合性確認…という形です。聞くだけで大変そうですよね？笑
実際ベースがスプレッドシートなのでチェックの時も、どこを見ればいいかわかりにくかったり、行や列が大量にあるので「見ているんだけど、違う行を見ていた」とかもあって。
結局また最初から確認することになるんですよね。毎月それをやっているので、体力的にも精神的にも消耗していたな…と今になってはそう思います。
Zipeeを使い始めて変わったことを教えてください
Q. 導入してみて、最初に感じた変化はなんでしたか？
笹田さん：情報がひとつの場所にまとまってあらゆることが整理されたことですね。
今まで保管はドライブ、記録・実績は紙とスプレッドシート、請求の時はまた別…という感じでバラバラだったんです。Zipeeにしてから、全部ここを見れば済むっていう感覚になりました。
そういう意味では本当に楽になったなと思います。全部まとめられているので本当に助かっています。
Q. 具体的にどんな場面で楽になりましたか？
笹田さん：最近特に感じているのは「申し送り」がものすごく楽になりました。デイリーで利用者さんの状態をスタッフ間で共有するんですけど、今まではそれもスプレッドシートに書いていたので。
Zipeeだと一画面に整理整頓されて見やすくなってます。全員分まとまって見えるから、引き継ぎもスムーズになりましたね。
国保連請求の変化について教えてください
Q. 請求業務はどう変わりましたか？
笹田さん：ZipeeからCSVファイルを出力して、それを国保連のシステムにインポートするだけになりました。
あんなに色々苦労していたのが、たったそれだけで請求できることに驚きました。今まで手入力であれこれやっていたことがファイルをひとつ読み込むだけになったので、正直びっくりしました。
Q. ミスの心配は減りましたか？
笹田さん：かなり減りました。
手入力だとどうしても転記ミスのリスクがあるじゃないですか。特に紙を使っている記録（タイムカードなど）は紙→スプレッドシート、スプレッドシート→国保連のシステムで2回転記することになりますよね。それは単純にミスする確率が2倍になるんですよ。
Zipeeの場合、CSVを出してインポートするだけで情報がそのまま反映されるので、転記ミスを減らせる。ダブルチェックしたい時も国保連のシステム側でプレビューで確認できるので、明らかにミスは減ったなと思います。
紙や書類の管理はどう変わりましたか？
Q. 書類の管理面での変化はありましたか？
笹田さん：紙として残しておく書類はかなり減ったと思います。以前は紙の種類に応じてファイリングの作業も結構あったんですけど、Zipeeにデータが残るので印刷しなくていいものが増えましたね。
Q. Googleドライブの管理問題はどうなりましたか？
笹田さん：あの何度もクリックしてフォルダを探して…という作業はかなりなくなりました。Zipeeで利用者さんの名前を出せばその方の情報が全部見れるので、フォルダの階層をたどっていく作業がほとんどなくなったんです。地味だけどかなり楽になりましたね。
月初の「億劫」な感覚がかなり減ったと伺いました。
Q. 月初の感覚は変わりましたか？
笹田さん：気持ちの面ですよね？これは体感としてめちゃくちゃ楽になりました（笑
普段は月末から色々準備し始めて、月初の請求業務に入るんですけど、前と比べると全然違う感じで。なんていうか、月初が来るのが億劫じゃなくなったんですよね。前は毎月「ああ、また始まるな…」って感じだったんですけど。今はそこまで身構えなくていいというか。
そういう意味ではすごく助けられているなと実感しています。
Q. スプレッドシートと比べて、ミスの面ではどうですか？
笹田さん：スプレッドシートって複数人で共有してますよね。だから誰かが間違って入力した時に上書きされてしまうことがあるんですよ。
Zipeeは入力する場所が明確に決まっているからそういうミスがそもそも起きにくい構造になっています。細かいことだけど積み重なると結構ストレスだったので、それがなくなったのも大きいです。
システムを導入して「一番ここ良かった！」という点があれば教えてください。
笹田さん：システムを導入して色々な箇所が圧縮されたなと素直に思いますね。これまでなかったはずの時間が生まれたというのが良かった点だと思います。
その時間が生まれたことで利用者さんとの面談・相談の機会を増やすことができたり、それと支援の時間も余裕を持って作ることができたと感じています。そういう意味ではここが一番良かった点だと思います。
導入を迷っている事業所さんへメッセージをお願いします
笹田さん：正直、最初は慣れるまで時間かかるかなって思っていたんです。新しいシステムって覚えるのが大変なイメージがあって。でも実際使ってみると、入力する場所がわかりやすくて思ったより早く慣れました。
マニュアルもわかりやすかったので非常に助かりましたね。
うちはまだ開所して間もない事業所なので、ある程度早いうちにシステムで運用する流れを組めたのはよかったと思っています。
僕の事業所と同じで、紙とスプレッドシートで頑張れている事業所も多いと思うんですけど、それって担当の人の頑張りに依存しているところも大きいと思うんですよね。逆に言えばその人頼みとも言えますよね（笑
Zipeeみたいなシステムを使うと誰でも同じように扱えるようになるので属人化しなくていい。それが事業所としては大きいかなと思います。一度試すだけでもその価値は十分にあると思っています。
取材協力：みらコラボ徳島板野町
所在地：徳島県板野郡板野町川端宣野48番地16
TEL：088-676-2929
この記事はZipeeを導入いただいたみらコラボ徳島板野町・笹田さんへの取材をもとに構成しています。
